メールの開封確認で「いいえ」を選択される理由

Outlookのメール機能で相手がメールを読んだか確認ができる「開封確認」というものがあります。

これは受け取った人が「はい」か「いいえ」を選択する一見便利な機能ですが、とても不評だという理由をお伝えしたいと思います。

とくにビジネス上では使わない方がいいという意見がとても多いです。

開封確認メッセージを自動的に送信してしまっている人は今一度設定を確認をしましょう。

設定方法や実際に受け取った人の意見をご紹介していきます。

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メールの開封確認を「いいえ」で送信するのはNG？

日々メールの確認に追われる中届くこのメールは見たことあるでしょうか？

「送信者が開封確認を要求しています」

これはメールを送った送信者からメールを読んだかどうかの開封確認を行うための確認メッセージです。

Outlookのメール機能の一つとして使われています。

このメールを受け取った人は「はい」か「いいえ」をクリックをすることになります。

ただ仕事中などですぐに返信できない場合は「いいえ」として送信することになりますよね。

こうなると「読んだのに全然返事をしない」と捉えられてしまいます。

メールの送信者にとっては相手がメールを読んだのか確認できるため、便利なツールかも知れません。

しかし受け取った側は返信を催促されているみたいでストレスになりますよね。

すぐに返信できない場合は「いいえ」を選択すると思いますが、これは間違っているのでしょうか？

「いいえ」などのメール開封確認が届く場合は設定を見直す

Outlookの開封確認メッセージを送信するには設定画面で操作を行うことができます。

開封確認を送信するつもりはないのに送ってしまっている人は今一度確認をしてみましょう。

「ツール」→「オプション」→「確認メッセージ」を開きます。

この中に「開封確認メッセージの要求」という項目があるので、送信しない場合は「開封確認を送信しない」にチェックを入れましょう。

その都度送信するかを確認したい場合は「送信前に確認する」を選びます。

「常に送信する」にチェックが入っていると自動的に送られていることになります。

なぜか送信した相手から「はい」や「いいえ」の開封確認が届く場合は確認をすべきです。

ビジネスメールで「開封確認」は失礼！「いいえ」を選択されてしまう理由

ビジネスメールを送る場合には開封確認メッセージは送らない方がいいでしょう。

それは受け取った側がまるで信用されていないような気持ちになるからです。

読んだか読んでいないのかを「はい」か「いいえ」で選択しなくてはいけないのも手間となり、とても複雑な気持ちになります。

もし開封確認メッセージについてよく分からない場合は先ほどご紹介をした設定画面を見直しましょう。

開封確認メールを受け取ってしまうと返信を催促されている気持ちになります。

そしてたいていの場合がすぐに対応ができないため「いいえ」を選択してしまいます。

ビジネス上でOutlookを使う場合はこのようなことが起きることがあるので注意をしましょう。

「開封確認」は基本的に使わない方がいい

Outlookメールの「開封確認」という機能は便利そうであまりおすすめできないものです。

受け取った人の意見をまとめてみるとこんな感じです。

「信頼されていない気分になる」

「うっとうしい」

このような意見があげられます。

そして開封確認メールが無意味となる場面もあります。

それは「開封確認のメッセージを送信しますか？」という表示でもし「いいえ」を選択するとそのそのメッセージが戻ることはありません。

また、送信先の相手がOutlookを使っていない場合はこの機能は使うことができません。

この開封確認を使いたい場合は、どうしても確認を急ぐ場合であり気心が知れている間柄で使うべきでしょう。

開封確認が届くとストレスに！

ビジネスの上では「開封確認」のメッセージは送らないようにしましょう。

中には相手にとっても読んだら「はい」を押すだけだから簡単だと思い、開封確認メッセージを送ってしまう人がいます。

しかし実際に受け取った側としては日々メールに追われている中でこのような確認メッセージが届くだけでストレスになります。

そして何だか「偉そう」という印象まで受けてしまうのです。

それは開封確認メッセージがとても一方的だからという原因があります。

このようなメールばかり届いてしまっては相手も「いいえ」を選択してメールをすぐに閉じてしまうでしょう。

きちんと読んでほしいメールであれば開封確認などを送らずに普通に送りましょう。

・開封確認は1度しか表示されない

開封確認メッセージでうっかり「いいえ」を選択してしまうこともあります。

こんな操作ミスにより結局開封確認の返信が届かないということもあります。

また、同類のメールソフト以外では機能しないために無意味となります。

ビジネス上はとくにこの機能は使わない方がいいでしょう。