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【仕事のメールが怖い】と思ってしまう 対処法とポイント

      2017/11/08

【仕事のメールが怖い】と思ってしまう 対処法とポイント

友達とのメールは平気だけれど、上司や取引先とのメールのやりとりが怖いと感じてしまう事ってありませんか?

また、仕事でミスしたときにメールで報告するのも怖いですよね。

しかし、きちんとポイントを抑えておけばその怖いという気持ちも少しはなくなるかもしれません。

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仕事のメールが怖いなら作法を覚えておくべき

仕事でのメールが怖いと感じるのは「これで合ってるのかな?」という不安もあるのではないでしょか。

職場が変わったり、新入社員のうちは取引先にメールを送信する前に一度先輩に見てもらいましょう。

ビジネスマナーにおいて大切な事の一つに「確認」があります。

自分の判断で送信するのはやめましょう。

しかもメールであれば自分が削除したとしても相手には残りますよね。

取引先とトラブルが起きた時にそのメールが証拠となってしまうことがあります。

金額や数量、期日などを間違えて大変な事になってしまったという話をよく聞きます。

そういった内容のメールを送るときは特に注意し、先輩に確認してもらうようにしましょう。

もう一点注意しなければならない事は「誤字・脱字」です。

友達とのメールであれば「漢字間違ってるし~」と指摘してくれますよね。

社内メールであっても上司や先輩から注意を受けるでしょう。

しかし取引先であれば、いちいち誤字脱字をしてきしません。そう、間違っていてもスルーされてしまうのです。

一度くらいなら「あ、間違ったのかな」と思われてすみますが、何度も繰り返してしまうと「雑な人だな、仕事でもミスするのでは?」とあなたへの信頼度が低くなってしまうかもしれません。

誤字脱字を防ぐ為にも、やはり確認作業が必要となってくるのです。

怖いからと逃げない!仕事でミスしたらメールででも報告

仕事をしていれば誰だってミスすることはあります。完璧な人間なんていません。

ミスした時にどう対応するかがポイントとなってきます。

ミスして上司に報告した時、たいてい注意を受けることになるでしょう。上司によってはかなり強く叱られるかもしれません。

大きなミスであれば隠すことはできませんが、小さなミスであれば自分でなんとか誤魔化して上司にばれずに済むかもと思いますよね。

しかし、すぐにはばれなくてもどこかで帳尻が合わなくなりばれてしまう事が多いんです。

そうなると最初に報告して注意されるよりも強く叱られ、自分の信用も落としてしまうことになります。最悪の場合は会社に損害を与えてしまうなんてことにもなりかねません。

叱られるのは嫌なことかもしれませんが、ミスをした時点で上司に報告するべきなのです。

もし上司と連絡が取りづらい状況であるならば、メールででもいいので報告しましょう。

ではメールで報告する場合どういったことに注意すればいいのでしょうか。

まず、メールの件名にはミスしたことが分かるように入れる必要があります。

たとえば「○○プロジェクトの件」というのと「指示ミスにより○○プロジェクト納期遅延の可能性」という件名であれば

後者の方がすぐにメールを見なければならない!という気になりますよね。

上司には何通もメールがきている場合があり、件名にどういった内容のメールであるかが分からないと後回しにされる可能性があるからです。

そして解決したミスを報告するのであれば最初に

「お詫び申し上げたく、ご連絡いたしました」

と書いておきましょう。

まだ解決されずに対応策が必要な時は、最後にお詫びの言葉を入れるようにします。

もちろん反省も必要ですし、改善点も必要です。しかしメールを送る際にダラダラ書かずに簡潔に書きましょう。

仕事のメールを返信しない人の理由がある意味怖い

仕事でメールを送ったのになかなか返信がない。

何度送っても返信がない。

これって結構あるあるのようなんです。では一体なぜ返信しないのでしょうか。

返信しない理由

・受信トレイがぐちゃぐちゃ
受信トレイにメルマガなどが多く、CCやメーリングリストで送ってこられたりするのでそのほとんどが無駄なメール。
その中に大事なメールが届いていても見落としてしまう。

・忘れている
外出先でスマホでメールを確認し、会社に帰ってから返信しようと思っていたらすっかり忘れていた。

返信しない理由はそもそもメールを確認できていないか、返信しようとしていても忘れてしまうというのが多いようです。

何度も返信を忘れてしまうのであれば確認した時点で電話で返事すればいいじゃないと思うんですが、メール世代は何でもメールで済ませようという意識があり電話が苦手なようで、中には電話することが怖い人もいます。

友達のメールであれば返信しなくてもどうにかなるかもしれませんが、仕事のメールの返信を何度もしないとなると「なめてんのか!」と言いたくなってしまいますよね。

上司への報告が怖いと思うときの、対処法とポイント

自分のミスではなくても悪い情報を上司に報告しなければならないのは怖いですよね。

しかし、怖いからといって後回しにしてはいけません。

悪い情報こそ早めにしっかりと報告することがポイントです。

逆に良い報告は簡潔でいいのです。良い情報だからとダラダラ話してしまうと不機嫌になってしまうこともあるので注意しましょう。

また報告するときはまず結果から話すことをおすすめします。

良い情報であれ、悪い情報であれ回りくどい言い方をされてはイライラしてしまいます。

結果を先に話すとどういった内容の事かというのが分かるので伝わりやすいです。

休日に届く仕事のメールにモヤモヤする

休日に家でのんびりしたり、映画を観たり、ショッピングを楽しんでいるときに同僚や上司から仕事のメールが

きたらせっかくの楽しい気分も台無しになってしまいます。

相手は電話ではなくメールくらい構わないだろうという気持ちかもしれませんが、やはり休日は会社のことを忘れてリラックスしたいですよね。

どうしても急用というなら仕方がありませんが、多くの場合「明日でもいいんじゃない?」みたいな内容だったりします。

休日に仕事のメールが届いて迷惑!という人は結構多いので、自分もうっかり休み中の人にメールを送ってしまわないように気を付けたいところです。

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