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【教えます!】謝罪メールに返信するときのコツや注意点

   

【教えます!】謝罪メールに返信するときのコツや注意点

社内・社外に関わらず、ビジネスメールを使用している人は多いでしょう。

取引先と連絡は電話よりもメールの方が多いかもしれません。

大切なことだからこそ、メールで残しておくと確認ができるのでいいですよね。

ほとんどが業務連絡だけれど、中には相手から謝罪のメールが届く場合があります。

謝罪のメールが届いた時、どんな風に返信すればいいのでしょう?

謝罪メールの相手は取引先だけとは限らず、上司ということもありえます。

そんなメールが届いた時の返信のコツや注意点についてまとめてみました。

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謝罪メールに返信しないと相手は不安になるので要注意

これを読んでいる人の中には、

「そもそも、謝罪メールに返信なんてしなくても、いいんじゃないの?」

と、考えている人もいるのではないでしょうか。

また、返信するつもりでいたとしてもメールの内容が納得できなくて返信しなかったり、あえて返信しないことで相手を責めようと考えている人もいるかもしれません。

しかし、一度逆の立場になって考えてみて下さい。

自分のミスで相手に謝罪しようと誠意を込めてメールを送ったにも関わらず、返信がこないと不安になりますよね。

自分的に返信不要だと判断してしなかったのかもしれませんが、メールを送った相手からはどんな理由で返信がきていないのかは分からないのです。

「メールの内容にまずい部分があったのだろうか」

「相当怒っているのかもしれない・・・」

「メールで謝罪したことで気分を悪くさせてしまったのかも」

など色々なことを考えて仕事が手につかなくなってしまう可能性だってあります。

ただ単にメールに気が付いていないだけなら仕方がありませんが、相手から謝罪のメールが届いた時はなるべく早く返信することを心がけましょう。

取引先から謝罪メールが届いたらどう返信する時のポイント

ビジネスメールで謝罪されるというのはやはり取引先が一番多いでしょう。

  • こちらからのメールの確認が遅れてしまったとき
  • 納期が遅れたとき
  • スケジュールを変更したいとき
  • 誤送信してしまったとき
  • 注文をキャンセルしたいとき

など相手から謝罪される場面はたくさんあります。

ただ、どんな内容であっても気を付けるポイントは変わりません。

“上から目線にならないこと”

です。

メールの確認が遅れたり、誤送信、スケジュールの変更ならまだいいのですが、納期が遅れたり、注文のキャンセル等になれば許しにくい部分もあるでしょう。

【これからは気を付けて欲しい】そんな気持ちから

「今回のことをお互い、良い経験になりましたね」

「今回は目をつぶります」

「今後は○○して頂くようにお願いします」

こんな風に返信したくなるかもしれません。

これらは丁寧であっても「反省して下さいね」と言っているようなものなので、失礼になってしまいます。

相手から謝罪メールが来たときには

「お気になさらないで下さい」

「全く問題ありません」

これらを使うようにします。

反省している相手に対して、「大丈夫ですよ、安心して下さいね」ということを伝えるようにすることが大切なのです。

上司から謝罪メールが届いたらどう返信する時のポイント

謝罪メールは取引先からだけとは限りません。

仕事で上司と対立してしまう・・・なんてことも。

真剣に仕事に取り組んでいるからこそ起きてしまうのでしょう。

対立とまではいかなくても上司に理不尽に怒られたり、上司の言い方が気に入らなくて腹が
立つことだってあります。

しかし、どんなに腹が立ったり自分が間違っていないと思っていても、上司に逆らうということはよくないので自分から謝罪しなければなりません。

対立したままだと仕事だって上手くいかなくなってしまいます。

「謝罪しようにも腹が立つからしたくない・・・でも仕事のことを考えれば謝罪しなければ・・・」

謝罪しなければならないことは分かっていても、なかなか行動に移せないことってありますよね。

迷っているうちに、上司から謝罪のメールが届いたらどんな風に返信すればいいのでしょうか。

本当ならば、どんな事情であっても部下から謝罪しなければならないところを、仕事に影響が出てはいけないと上司が大人の対応をしてくれたのです。

上司から謝罪のメールが届いたときに、まだ納得のできないことがあったとしても全く気にしていないような内容で返信するようにしましょう。

また、「今、メールを送ろうと思っていたところです」「自分が○○するべきでした」

というようなことを付け加えておくのがポイントです。

自分が謝罪メールを送る時のポイントは?

謝罪メールを受け取る側ではなく、送る側になることだってあるでしょう。

自分が謝罪メールを送るとなった時にどんなことに気を付ければいいのでしょうか。

まず大切なことは、謝罪するときにメールだけでは済ませないということです。

メールの前に口頭で謝罪をしておいた方が相手にも誠意が伝わるでしょう。

目上の人などであれば、

「謝罪をメールだけで済ませるのか」「何でもメールで済ませるなんて」

とさらに怒らせてしまう可能性もあります。

そうならないためにも、まず口頭で謝罪した後に改めてメールを送るようにするのです。

メールを送るときには

  • 問題が発生したその日のうちに送る
  • 今後同じ問題が発生しないための改善策を入れる
  • 言い訳をしない

これらに注意して送るようにしましょう。

メール一つで相手からの自分への印象が大きく変わってしまうこともあるので、誤字脱字に気を付けなければなりませんし、自信がないのであればメールの内容を先輩や同僚に確認してもらってから送るようにします。

謝罪メールには上手く対応して相手との関係を悪化させない

いかがでしたか。

取引先や上司から謝罪メールが届いた場合の返信のポイントや、自分が謝罪メールを送る時の注意点などについてお話ししてきました。

まとめると、

  • 謝罪メールを受け取ったら必ず返信する
  • 取引先からの謝罪メールはどんな理由であっても上から目線にならない
  • 上司にはなるべく自分から謝罪するようにし、上司からメールがくれば自分も反省していることを付け加える
  • 自分が謝罪するときには、口頭でした後にメールを送るようにする
  • 謝罪メールは言い訳せずに、反省と今後の改善策を入れてその日のうちに送る

このようになります。

相手から謝罪メールがきても怒りがおさまらなかったり、納得できないこともきっとあるでしょう。

でも、誰にだって間違いはありますし自分だって逆の立場になることだって出てくるはずです。

謝罪メールが来たときには、相手が安心出来るような返信をするように心がけましょう。

いい仕事をするにはまず、人間関係を悪化させないということが大切なのです。

どんな時でも、相手の立場になって考えられるようになれれば、素敵なことですね。

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