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教えます!部長代理にメール送信するときの注意点はこれ!

      2017/09/28

教えます!部長代理にメール送信するときの注意点はこれ!

社会に出たなら、正しい電話のかけ方はもちろんメールの送り方も知っておかなければなりません。

例えば、メールを送る相手の役職が部長代理であった場合どんな宛先にすればいいのでしょう。

相手に失礼にならないようにメールの書き方をしっかり覚えておきたいですね。

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困った!部長代理にメールを送る時の宛先

社会人になって仕事の件でメールを送ることも増えていくと思いますが、社内の人ならまだしも、社外にメールを送る時に失礼があっては困りますよね。

でも、慣れていないと「どうすればいいんだっけ?」と思う事って結構あるんです。

私も何度か困った事があります。その中の一つが、”宛先”についてでした。

取引先の部長代理にメールを送るときに「代理」を付けるべきなのか・・・悩んでしまいました。

うちの会社はそんなに大きくはなかったので、役職も少なく「代理」とつく人がいなかったために、どのように呼べばいいのか分からなかったのです。

私と同じように「代理」を付けるべきかどうかで悩んでいる人もいると思います。

こんな時はどのようにメールを送れば良いのでしょうか。

部長代理にメールを送るときの注意点とは?

「代理」と聞くとどうしても「代わり」というイメージになってしまうため、あまり良い印象がないかもしれません。

そのため、宛先には代理を付けない方がいいのかな?なんて思ったとしても省いてはいけないのです。

メールを送るときには正しい役職名で送るようにします。

宛先の書き方は

・社名

・部署名

・役職名

・名前

の順に書いていきます。

「○○会社 ○○部 部長代理 ○○様」というようにメールの冒頭に必ず書きましょう。

社名と相手の名前だけで済ませる人もいますがやはり社会人としては正しく送っておきたいところです。

ただ、何度もやりとりをする場合であれば正式に書くのは最初だけで構いません。

注意しなければならない点として、「○○部長代理」というように名前の後に役職名を付けるのは失礼になってしまうので、必ず役職名は名前の前に付けるようにしましょう。

メールではなく部長代理を呼ぶときは?

社外でも社内でもメールを送るときは役職名を正しく書く方がいいですが、社内などで部長代理を呼ぶときはどうすればいいのでしょうか?

人にもよりますが、「○○部長代理」と呼ばれることを嫌がられる場合があります。

もし、同じ部署に部長がいないのであれば「○○部長」と呼んだり、「○○さん」と名前だけを呼ぶ場合もあります。

「代理」とつく役職の人をどんな風に呼ぶかは会社によっても変わってくるので、自分で判断せずに周りがどう呼んでいるかを確認してからのほうがいいでしょう。

仲の良い先輩にこっそり聞いて見るのもいいかもしれません。

ただし、社内でどう呼んでいたとしても社外の人に説明する場合などは誤解のないように「○○代理」と話す方が良いと思います。

ビジネスメールの基本の書き方が知りたい

いざ、ビジネスメールを送るとなったときに

「あれ?どんな風に書けばいいのだろう?」

と困ってしまう人もいるのではないでしょうか。

ビジネスメールの基本の書き方を覚えておきましょう。

○件名

送られた相手が一番先に目にするであろう件名は、メールの内容が分かるようなものがいいですね。

件名をつけなかったり、内容が分からないものであれば確認されるのが後回しになったり、忙しい相手だと読み忘れる・・・なんてこともありえます。

そのため、件名には

「打ち合わせ時間変更のお願い」

「○月○日のミーティング出欠のご連絡」

こんな風に書けば、メールを開く前にどんな内容なのかというのが分かりますよね。

日程、場所などの変更などの重要なメールの場合は最初に【重要】と入れると相手もすぐに確認しなければ!となりますが、あまり使いすぎるのはよくないので、本当に重要な時だけにしておきましょう。

また、自分にとって重要であって相手にとって重要でないのであれば入れるべきではありません。

○宛先

宛先は先ほどお話ししたように、会社・部署・役職・名前の順番で書いていきます。

名前はできるだけフルネームで書く方が丁寧だなという印象を持ってもらえるでしょう。

○本文

手紙を書くときなどは頭語や時候の挨拶をいれますが、ビジネスメールでは必要ありません。

「お世話になっております」のような簡単な挨拶にしておきましょう。

段落の間は一行あけるなどして相手が読みやすいようにし、日時などは箇条書きにする事をおすすめします。

用件を書き終えれば、「宜しくお願いいたします」と簡単な言葉で結びましょう。

最後に署名を忘れないようにします。

会社・部署・住所・名前・電話番号・メールアドレスを入れるようにしましょう。

メールを書き終えたなら一度チェックしてから送信するようにします。

初めてメールを送るのであれば、先輩や上司にチャックしてもらう方がいいかもしれませんね。

メールを使うメリット・デメリット

ビジネスにおいてメールを使う事はメリットも多いですが、デメリットもあるということを覚えておかなければなりません。

メリットとしては、時間を気にしなくてすむということが一番ではないでしょうか。

電話であれば相手が忙しい時間帯を避けようと思いますが、メールであれば相手が忙しい時間帯でも送ることができます。

自分が送りたいときに送れるし、相手も読めるときに読めるというのがメールのメリットですね。

さらに電話であれば通話料がかかってきますが、メールであれば何通送っても無料です。

こういった面もメールのメリットとも言えるでしょう。

ではデメリットはどういったことがあるのでしょうか。

メリットとして送られた相手が読みたい時に読むというのがありましたが、相手に確実に読んでもらえたというのが分かりません。

返信があれば届いたということが確認できますが、返信するような内容ではない時もありますし、相手が読み忘れている可能性もあります。

大事な用件であればメールではなく、電話にした方がいいのかもしれません。

日程など残しておきたい内容のものであれば、メールを送った後に電話をしてもいいでしょう。

そのように、メールと電話を上手く使い分けるのも社会人として大切なことだと思います。

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