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上司に相談する際は【口頭】か【メール】か 迷った時の判断ポイントと注意点

      2017/11/08

上司に相談する際は【口頭】か【メール】か 迷った時の判断ポイントと注意点

仕事をしていく上で迷ったりすることもあると思います。

そんなときは上司に相談するのが一番でしょう。

ではどんな方法で相談するのがいいのでしょうか。

直接話す?メールにする?

メールにする場合は気を付けなければならないこともあるので覚えておきましょう。

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上司に相談したいときはメールをしてもいいのか?

仕事上での悩みがあったり、自分はこんな風に仕事をしていきたいと思ったときは、上司に相談してみようと考える人も多いのではないでしょうか。

でも、上司がいつも忙しそうにしているなら、自分のために時間を割いてもらうのは申し訳ないという気持ちにもなってしまいます。

「じゃあメールで送ってみよう!あ・・・でも相談をメールでするのは失礼なのかな?」

そう感じるかもしれません。

相談事はメールでもいいのでしょうか。

上司に相談するときはメールではなく口頭が好ましい

上司に何かを伝える方法としてはメールの他にも手紙や電話、口頭があります。

手紙を書くのであればメールでも同じでしょう。

忙しい上司だったとしても、出来ることなら相談するのであれば口頭がいいと思います。

相談するということは相手からの返事もありますし、何度かやりとりをしなくてはいけなくなってきますよね。

上司が忙しいからとメールを送っても、返信をするのに時間を取ってしまいます。それを何度もやるのは上司にとっても手間になることでしょう。

またメールだと文字になるので本来自分が相談したいことが上手く伝わらない場合があるので口頭をおすすめします。

ただし相談ではなく、連絡や報告などはあとで見直すことのできるメールの方がいいですね。

上司に相談のメールを送るときに気を付ける事とは

先ほども言ったように上司に相談するときは口頭でするのがいいでしょう。

しかし、上司が忙しくどうしても時間を取れないという場合などはメールでもいいですが、いくつか気を付けなければならない事があります。

相談は自分の話を聞いてもらうことになりますが、決して自分よがりになってはいけません。

相談だと言いながら自分の中では答えが決まっているような書き方をしてもいけません。

上司に送るメールなので、丁寧にお伺いを立てるような書き方をしましょう。

メールには件名にきちんとどのような相談なのか分かるように入れておきます。

悩みが大きかったり、自分の気持ちが強ければ強いほど、メールの内容も長くなってしまいますが、メールで送るときにはダラダラ書かずに簡潔に書くように気を付けましょう。詳しい事は直接会ったときにでも相談します。

何より、メールは文字だけなので書き方によって自分の言いたい事が伝わらなかったり誤解を招いてしまうこともあるので、注意しなければなりません。

メールを送る前にもう一度読み返してみましょう。

『上司に対して失礼な言葉を使っていないか』『長く読みにくい内容になっていないか』『誤解されるような書き方をしていないか』などをチェックしてから送信します。

これは上司に対してだけではなく、ビジネスメールとしてのマナーです。

意外と使いがち?!上司に使ってはいけない言葉

普段上司と話しているときについつい使っている言葉が、実は失礼に当たるという場合があるんです。

ここではその中のいくつかをご紹介していきます。

例えば上司から何か指示をされたときに「分かりました」と答える人も多いと思います。

しかしこれは目上の人に対しては失礼になってしまうので、返事をするときは

「かしこまりました」「承知しました」と答えるようにしましょう。

同じように「了解です」「了解しました」も目上の人に対して使ってはいけません。

この場合も「かしこまりました」「承知しました」が正解です。

後輩などに使う時には何の問題もありません。

また上司が取引先との商談に行く際、「頑張って下さいね」と応援したくなってしまいますよね。

しかしこの言葉も目上の人に使うには失礼になり、大事な商談の前に上司を不機嫌にさせてしまう恐れもあるんです。

こういった時には「ご成功をお祈りします」がいいですね。

これらの言葉は直接はもちろん、メールをする場合も使ってはいけません。

メール送信前には使ってしまっていないかを確認しておきましょう。

上司が好むメールの仕方とは?

LINEであれば、相手が読んだかどうかが分かる既読機能があるので送信した方も読んでもらえたかどうかわかるのですが、メールだと相手が読んだかどうか分かりませんよね。

もし上司から何かメールが来たときには、とりあえずメールを読んだという事を伝えなければなりません。

指示などであれば「かしこまりました」といった簡単なもので構いません。

もし「○○の件がどうなったか報告を」というメールならば返信するのに時間もかかってしまうので、とりあえずメールを読んだということを送っておき、その後でゆっくりと報告するようにします。

またメールは内容が残るため、重要な報告などは証拠として残るのでいいのですが、上司が急いでいるような場合であれば、メールではなく電話をするなりして直接話すようにしましょう。

メールの返事はメールでなければならないという訳ではありません。

状況に応じてメールと口頭を使い分けることが大事なのです。

相談に乗ってもらえるかは日頃の態度も大切

上司にしろ同僚にしろ相談に乗ってもらいたいのであれば日頃の態度が大切です。

出社の時や退社の時に気持ちのいい挨拶が出来ていますか?

嫌な顔をすることなく雑用を引き受けてますか?

飲み会などに誘われたときに毎回断っていませんか?

上司だって人間です。日頃の態度が悪ければ相談に乗るのも嫌になるかもしれません。

気持ちよく相談に乗ってもらうのは日頃の自分の態度が重要だということを覚えておきましょう。

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