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【上司の代理でメールを送る事に】ポイントと注意点はココ!

      2017/11/08

【上司の代理でメールを送る事に】ポイントと注意点はココ!

上司から「取引先に代理でメールを送っておいて」と頼まれたら、一瞬ドキっとしてしまいませんか?

どんな文章で送ればいいんだろう?

取引先に失礼があったらどうしよう・・・

代理でメールを送るときに注意しなければならない点やポイントなど、覚えておきましょう。

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上司からメールの代理を頼まれた!どんな文章にする?

昔、上司からメールの代理を頼まれて困ったことがあります。

その会社に入って3年で後輩も数人でき、仕事もある程度一人で任されるようになってきた頃でした。

先輩達は外回りでおらず、その時社内に残っているのは私と後輩のみだったんです。

上司が外出前に「このデータを○○(取引先)にメールで送っておいてくれ」と頼まれました。

上司も急いでいるようだったので「かしこまりました!」と返事をしてデータを預かったんですが、代理でメールを送るなんて初めてのことで、どうしていいのか分かりません。上司のフリをしてメールを送るのがいいのか、自分の名前で送ればいいのか、代理ということを伝えるのか・・・

自分で考える事ももちろん必要だったのですが、取引先に失礼があってはならないのでこの時は外出中の先輩に電話をして教えてもらい、なんとかメール送信することが出来ました。

こんな風に初めて上司から代理のメールを頼まれたときに、どんな文章を書けばいいのか悩む人も多いのではないでしょうか。

代理でメールを送るなら文章中でその事を伝える

上司に代理でメールを送って欲しいと頼まれたとき、上司のフリをして送ればいいのかな?なんて思ってしまいました。

しかし、上司のフリをして送ることはもちろん自分の名前だけで送ってしまうと後でトラブルが起こってしまう可能性があるので、代理で送っているということを相手に知らせることが必要です。

文章にはまず、会社名と自分の名前を書いておきます。そして「○○(上司)の指示によりメール送信いたしました」と書いておけば、相手には上司の代わりにメールを送ってきたんだなという事がわかりますよね。

このように、

・自分の名前

・上司の代理でメールをおくったこと

この2点は文章に入れなければなりません。

もし、上司からは「この内容でメールを送っておいて」と言われただけにも関わらず、よかれと思って「○日までにお返事下さい」などのような、余計な付け足しをしないようにしましょう。

あくまで代理で送っているので、上司が言った内容だけを送らなければなりません。

付け足す一言でトラブルが起こる可能性があると覚えておきましょう。

ただ、これは言っておいた方がいいんじゃないかなと思う事があったとしたなら上司に一度話して了解を得てから、送るようにします。

代理でメールを送るなら文章に返信先を書いておく

メールでやりとりする場合、普通はメールの送信者に返信をするため連絡先をわざわざ書く必要はありませんが、上司の代理で送った場合は相手が誰に返信すればいいのか分からなくなってしまいます。

送信者であるあなたでいいのか、上司の方がいいのかを文章の最後に書いておく必要があります。

私の場合はデータを送信するだけだったので、返信先は上司となりましたが、パソコンを苦手とする上司だと、メールのやりとりを部下に任せてしまう場合も少なくありません。

その場合であれば返信先は送信者という事になりますよね。

このように今後の対応は誰がするのかということを知らせるために、返信の連絡先を書いておきましょう。

メールの文章を作るときに気をつけること

上司の休暇中に取引先へと代理でメールを送信するように頼まれたとします。

返信先は送信者の自分にしていたのだけれど、相手から「○○の件を○○(上司)さんに確認してもらえますか?」

と連絡がきたらどうしますか?

上司は確か家族旅行のため連絡は取れません。

正直な人であれば相手にそのまま伝えようと考えるのではないでしょうか。

「申し訳ありません、本日○○は休暇で家族旅行の為確認の連絡がとれません」

と答えるかもしれません。

丁寧な言い方ではありますが、休暇中の理由などは伏せておいた方がいいでしょう。

もちろん個人情報を書くなんて事もあってはいけません。

こんな時は

「申し訳ありません。本日○○が不在にしており確認をとることができません。」

と伝えるようにしましょう。

さらにメールで文章を送るときには相手が読みやすいように書かなくてはなりません。

ダラダラと長く書かれていては、メールを見た瞬間に

「読みにくい」

と思われてしまいます。

一分を30字~50字以内に収め、改行を入れるなどして空白の部分を作っておくと見やすくなります。

自分がもらったときに、読みやすいと感じるメールを作成するようにしましょう。

どんな時もメールがいいとは限らない

上司に代理でメール送信を頼まれた時は、もちろん相手にきちんと送らなければなりません。

メールというのは内容が残るため仕事をする上では便利なのですが、どんな時であってもメールがいいのかと言われれば、そうではありません。

例えば急ぎで相手に伝えたい時や、相手からの返事が欲しいときメールの件名のところに「至急」と書く人っているんですよね。

気持ちは分からなくもないのですが、受け取った側は若干イラッとしてしまいます。

この場合はメールよりも、電話連絡の方がいいでしょう。

もし内容を残しておきたいのであれば、後から同じ内容をメールしておけば済むことです。

メールと電話を上手く使いこなせるようになれば、社会人としても一歩成長できると思いますよ。

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