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職場での電話は緊張するから苦手・・・克服するコツ教えます!

      2018/09/18

プライベートではメールやLINEばかりで、電話をかけることがほとんどなくなったという人

は多いと思います。

ただ、職場では電話を掛けないわけにはいきません。

普段あまりしないと電話を掛けるのは緊張するもので、苦手だと感じる人も多いです。

どうして職場の電話は緊張するのでしょうか。

ここでは緊張してしまう理由や電話が苦手な人へ克服するコツなどについてお話していきます。

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職場での電話応対が苦手な人は多い!緊張するその理由は?

もともと電話が苦手だという人もいますが、特に職場で電話することを嫌だと感じるのではないでしょうか。

職場での電話はプライベートの電話に比べると緊張してしまうんですよね。

では緊張する理由とは何なんでしょうか。

相手が分からない

プライベートでの電話は知っている人からの事が多いですし、スマホには電話番号と名前が出るので誰からかかってきたのかというのが分かりますが、職場の電話はほとんどの場合が誰からかかってきたかが分からないため、受けるのに緊張してしまいます。

相手の言ってることが聞き取れない

新入社員であれば、取引先の会社名や仕事の内容を把握できていない場合が多いので、相手の言っていることがきちんと聞き取れないことがあります。

また、相手が早口の場合でも聞き取れなかったりすることもあり、聞き返すと失礼になってしまうので「ちゃんと聞かなくてはいけない」という気持ちから緊張してしまうのです。

周りに聞かれている

職場で電話をする場合、周りに同僚がいるでしょう。

特に聞かれているわけではなくても「自分の会話を聞かれているかも」「間違った敬語を使っていたらどうしよう」と思ってしまい、電話で会話することを緊張してしまいます。

きちんと説明することができない

顔を見て話すのであれば伝えるのが上手ではなくてもどうにか伝える事ができますが、電話となればそうはいきません。

言葉だけで伝えなければならないので正確に伝えるのにはプレッシャーを感じてしまいます。

きちんと説明する自信がないと電話することに緊張してしまいます。

職場での緊張する電話応対を克服したい!コツを教えて!

職場で電話することに緊張する理由が分かれば、次は苦手を克服するようにコツを覚えていきましょう。

メモをとる

話をしながらメモをとるということは電話応対する上での基本となります。

  • 相手の会社名、個人名
  • 用件
  • 相手先の電話番号
  • 電話がかかってきた時間

など、慣れるまではとにかく細かくメモをとるようにしましょう。

相手先の会社名などを聞き間違ってしまっても電話番号さえ聞いていれば折り返しかける事ができるので、電話を切る前には電話番号を確認することを忘れずにしましょう。

決まり文句を紙に書いておく

電話を受けたとき必ず言うフレーズってありますよね。

決まり文句であっても緊張で噛んでしまったり、何を言えばいいのか分からなくなることがあります。

それを避けるために、決まり文句を紙に書いてデスクに貼っておきましょう。

  • 「お電話有り難うございます。○○会社の○○が承ります」
  • 「大変申し訳ございません、○○は不在にしております」
  • 「わたくしでよければ伝言を承ります」

自分が言いにくいな~と感じたフレーズを貼っておくことで、たとえ見なかったとしても安心して電話を受けることができます。

ゆっくり話す

緊張するとつい早口になってしまいがちですし、苦手意識から早く電話を切りたいと早口になってしまうことがあります。

しかし、自分が早口で話すと相手もつられて早口になってしまいます。

ゆっくり話せば相手もゆっくりと話してくれるので、聞き取りにくい言葉も少なくなるでしょう。

緊張してる方がまだマシ!?職場でのこんな電話応対はNG

職場の電話応対は緊張して上手く話せない・・・

これは仕方のないことです。

しかし、“仕方がない”では済まされないような電話応対をする人はたくさんいるんです。

“ありえない”と思った電話応対について見ていきましょう。

  • 名乗ることもなく、「○○さんいます?」と言う
  • 電話を受けてすぐに用件を話し出した
  • 少し親しくなっただけで敬語からタメ口に変わる
  • 電話の途中で相づちが「へ~」になっている
  • 「了解です」「なるほどですね」などの間違った敬語を使う
  • 受話器が壊れるんじゃないかと思うくらいの勢いで切る
  • 「○○ですぅ」「かしこまりましたぁ」というように語尾を伸ばす
  • 電話を受けるときに会社名ではなく「はい、もしもし」と出る

どうですか?

ありえない!と感じたかもしれませんが、これらのことは決して珍しいことではないんです。

間違った敬語を使ったり語尾を伸ばして話すのは、新入社員に多いことなんです。

名乗らない、急に用件を話し出すといったことも毎日のように電話を受けていれば何度も出くわしてしまうでしょう。

これらを見ていれば、緊張して上手く話せないことなんてマシだと感じちゃいますよね。

基本的な電話応対を覚えておけば安心!

電話応対は緊張するから苦手だという人も、とりあえず基本的なことをしっかりと覚えておくことが大切です。

電話はなるべく早くとる

電話が鳴れば3コール以内でとるように心がけましょう。

3コール以上で受けたときには「お待たせ致しました」と言うようにします。

電話が苦手だとしても、積極的にとるようにしましょう。

「もしもし」は言わない

プライベートでの電話では「もしもし」と電話を受けますが、職場での電話では「もしもし」は使いません。

「お電話有り難うございます。○○会社の○○が承ります」などで受けるようにしましょう。

話す時は笑顔で

電話なので顔を見ることはできませんが、表情は声に現われます。

笑顔で話していれば声は高く、怖い顔で話していれば声は低くなってしまいます。

相手に悪い印象を与えないように、顔が見えなくても笑顔で明るく話すようにしましょう。

相手の名前を確認

まずは電話をかけてきた相手の名前を確認しましょう。

相手が名乗ればしっかりとメモにとり、名乗らずに用件を話してきたら

「失礼ですがお名前を伺ってもよろしいでしょうか」と聞くようにします。

長い保留は避ける

担当者に電話をつないだり確認するために電話を保留することがありますが、保留にしたまま長い時間相手を待たせるような事は避けましょう。

長くても30秒以上待たせないようにし、それ以上かかるようであれば改めて電話をかけることを伝えて一旦切るようにします。

復唱する

最後に復唱することを忘れてはいけません。

相手の会社名、名前、連絡先をきちんと確認しておきましょう。

数字の「いち」「しち」などは間違いやすいので「なな」と言うようにしておくと分かりやすいですよ。

電話応対はミスを恐れずに数をこなして慣れよう

いかがでしたか。

職場の電話がどうして緊張するのか、どうすれば苦手を克服出来るかなど少しはお分かり頂けたのではないでしょうか。

職場での電話が「大好き」だという人は「苦手」だという人よりも圧倒的に少ないです。

そう、苦手だと感じている人は結構多いんです。

だからといって電話を取らないという訳にもいきませんし、誰かが取ってくれるのを待っていては自分自身が成長することはできません。

緊張するから苦手だと思う人でも、回数をこなせば少しずつ慣れていきます。

電話はこなせばこなすほど慣れていくんです。

上手く聞き取れないことに不安を感じるかもしれませんが、聞き取れなければ聞き返せばいいだけのことです。

どんなに電話応対が上手な人でも聞き取れないことだってありますし、聞き間違いすることだってあるでしょう。

最初から完璧な人も、絶対にミスをしないなんて人もいないのです。

だからミスを恐れずに積極的に電話を受けるようにして下さい。

そうすれば、その緊張も少しずつ和らいでいくでしょう。

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