仕事に関する疑問を徹底的に考えます。

ワーク・Workの知識の広場

アポイントメールにしっかり返事をもらう方法

      2017/11/08

アポイントメールにしっかり返事をもらう方法

アポイントをとりつける為に、メールを出す事ありますよね。

営業でなくても、取引先の方と打ち合わせしたり、電話先での言った言わないの微妙なニュアンスを避けて、文字が残るメールをあえて使う人もいると思います。

ところが日程を打診したものの返事が来なくて、催促してよいやら迷ってしまいますよね。

返事が来ないのは、何らかの原因があるかもしれませんよ。

返信してもらえるようなメールのコツを、考えました。

スポンサーリンク


  こんな記事もよく読まれています

【挨拶ができないのは病気?】怖いと感じる人の5つの心理と対処法


「こんにちは」と自分から声をかけて挨拶をすること...

青山と青木の違いとは?人気度や安さを徹底比較!


スーツを販売する大手チェーン店「洋服の青山」「紳...

no image
【できないの?】仕事と恋愛を両立させる方法 教えます!

仕事も恋愛もどっちも大事なんだけど、どうしても上手くいかない...

仕事辞めたい!新卒なら我慢?あなたに伝えたい5つのこと

「あ~仕事辞めたいな~」

社会...

【小学校の用務員さん】気になる給料や必要な資格に迫る!


小学校には先生以外にも働く人がいたのを覚えている...

【荷揚げバイト】日給2万円のきつい仕事内容教えます!


短期間で高収入の仕事をを探した時に見つかる「荷揚...

【スカートが短い!】会社なのにセクシー過ぎる女性社員への対応教えます!


セクシーな女性はどこへ行っても話題になりますが、...

会社に退職することを2週間前に伝える時の注意点 はここ!

働いている会社を退職しようと考えることってありますよね。 ...

就活が不安で寝れない時に行う5つの対処法


希望の企業へ就職するために就活がスタートした人は...

【職場恋愛あるある】隠すべき4つの理由とバレる瞬間


運命の出会いはいつどこで起こるのかは分からず、そ...

【社長への結婚の挨拶はいつ?】職場への報告マナー


結婚することが決まったら、お互いの両親への報告は...

上司へのメール【お疲れ様です】の正しい使い方 教えます!


職場の上司へのメールで「お疲れ様です」を頻繫に使...

昇給の時期はいつ?公務員の細かい給料システム


「最も安定した給料」と呼ばれる職業が国家公務員で...

コソコソ陰口を職場で言われた時の5つの対処法


「ねえ、聞いた?あの人ってさ…」とコソコソ陰口を...

【電話が怖い人必見!!】かける時のポイントやマナー教えます!

スマホ普及率が高くなり、メールなどを手軽にできるようになって...

「ニュース」「報道番組」2つの違いやテレビ業界の謎に迫る


今日のできごとや芸能人のあんなことやこんなこと…...

接客業がツラい!クレームを名指しでされてしまったときの対処法

どんな仕事にもツラいこと、大変なことってあります。

~上司と喧嘩してしまった人へ~仲直りの方法教えます!

仕事をしていれば上司とぶつかってしまうことも少なくありません...

アナウンサーはなぜ原稿を見ない?スピーチ力を上げる8つのポイント


テレビ局のアナウンサーはニュースを読み上げるとき...

「ありがとう」の返事 相手が上司の場合の答え方はこれだ!

「ありがとう」と言われたときに「どういたしまして」と返事する...

スポンサーリンク


アポイントのメールは日程の選択肢を設けて返事しやすく

取引先にアポイントをとる際に、気をつけたい事があります。

お願いしているのはこちらの方なので、できるだけ先方の意向に合わせたいと思うばかりに、日程の調整を相手任せになりすぎることがあります。

しかし取引先にしてみると、漠然としていてかえって困ることがあります。

そんな時は、あらかじめ具体的な日時を数通り用意しておき、その中から選んでいただくのが理想的です。

その候補の中に希望の日程がなければ、改めてこちらが合わせればよいことなので、まずはいくつか提示してみましょう。

例えば、

〇〇様のご都合の良い日程が、下記の中にございましたら、お知らせ下さい。

4月10日午後14時~
4月11日午前14時~
4月12日午後14時~

この候補日以外の日程をご希望される場合は、お手数ですが、数日ほど候補日をご教示頂けますでしょうか。

というように例を挙げた上で、先方のご都合を伺う方が良いと思います。

アポイントメールに返事をもらうためのテクニック

添える一言

アポイントをとるメールには、返信が必要なメールとさほど急いでいないメールがあると思いますが、どちらにしても言ったきりにならないように、返信期限を設けておくべきです。

中には、返信を忘れていたという人がいますし、あまり気のりしない内容だと返信しようとすら思わないかもしれません。

そんな時は、メールの最後に一言付け加えるのが効果的です。

「誠に恐縮ではございますが、〇月〇日(×曜日)までにご返信いただけましたら幸いです。」

などと、具体的に何日までに返信がほしいのかを記載します。

日程を決めないと、お客様が返信を出すのを先延ばしになる可能性が高くなります。

都合が合わない場合は、再度日程の調整をして、アポイントをとりなおせばよいのです。

電話でのフォロー

メールを送ったからそれでよしとするのは普通の営業マン。できる営業マンはもう一工夫しています。

大事な資料を添付した時や、アポイントを取り付けるためのメールを送信したのであれば、そのメールを見てもらわない事には、話がはじまりません。

「メールをお送りしたのでご確認ください」

などと、一言電話をすると効果的です。

本人が不在の場合は電話口の方に、メールを送信したので確認してほしいという内容を伝言してもらいしましょう。

ただ待っていても返信率はあがりません。

アポイントメールの返事をうまく催促する方法

気を遣わなくてはいけないような方から返事がほしい場合のメールは、特に注意が必要ですね。

1)冒頭で催促するにあたってのお詫び

どうして返事がないのかを問いただすような書き方は、先方の気分を害してしまうので気をつけましょう。

お忙しいところ申し訳ありません~などと、まずは低姿勢で、お詫びの言葉からはじまるようにしましょう。

2)送信したメールの件名と日時

もしかしたら、先方はメールをみていないのかもしれません。他のメールに紛れている可能性もありますので、件名や送信日時をお伝えし、確認してもらいましょう。

3)簡潔に再度伝える

確認してもらうだけでも手間をとらせてしまうことになるので、簡潔に要点だけをまとめて再度お伝えします。

4)先方の言い訳を用意

「送ったメールが迷惑フォルダに入っているかもしれないので、後程ご確認お願いいたします。」
などと、よくありがちなシーンを取り上げて返信をお願いすると、先方はそれを口実に返信がしやすくなります。

5)催促のお詫び

あくまでも返信をお願いしたのはこちらなので、返信がないからといって催促したことを、最後に改めてお詫びして結びましょう。

こんなアポイントメールには気をつけて!

アポイントのメールを出す時に、できれば注意したい例文をご紹介します。どこが悪いのかわかりますか?

パターン1

「私は〇日か×日でしたらOKです」
「ミーティングの方ですが、〇日の×時からになります」

(注意ポイント)

・自分の都合優先に聞こえる
・OKなどの略語はビジネスで使わない
・~の方や、ミーティングが~になりますという言い方は、間違った日本語です。

(正しい言い方)

「私といたしましては、できれば〇日△曜日の×時~か、〇日△曜日の×時~ですとありがたいです」

「ミーティングは、〇日△曜日×時からに決まりました」

パターン2

「お暇な時間があれば教えていただけますか」
「いつなら大丈夫ですか」

(注意ポイント)

・ビジネス中に「空き時間」はあっても「暇」ではありません。プライベイトではないので、暇かどうかを尋ねるのは大変失礼です。
・「大丈夫」という言葉は、正しくはない使い方です。

(正しい言い方)

「ご都合のよいお時間があれば教えていただけますか」
「いつであれば、お時間頂けますでしょうか」

パターン3

「来週あたり、お時間いただけますでしょうか」
「お時間があったらでいいんですけど、打ち合わせお願いします」

(注意ポイント)

・漠然と聞いてしまうと、いつでもいいのかと思われます。時間がなければやらなくていいのかとも思われます。

また、相手を気遣って具体的に候補をあげずにいると、かえって相手に手間をかけさせてしまいます。

(正しい言い方)

「〇日~△日までの間でご都合はいかがでしょうか」
「もしお時間があれば、今月中に打ち合わせできればと思っております。ご都合がつかない場合はお電話ででも結構です」

あまり、選択肢を狭くしても失礼になるし、一から選んでいただくのも負担をかけてしまいます。ほどほどのところで丁寧にやりとりをするのが望ましいと思います。

相手を配慮したメールには返事がくるもの

メールは相手の顔が見えずに文字が残ります。それだけに、失礼な言い方をしてしまうと取り消しが付かない事も出てきます。

送信すると、相手が読もうと読むまいと、一方的に送ってしまえるので、気をつけないと自分の都合優先で送ってしまうことがあります。

返信がこない時には、一度立ち止まって自分もメールを見返してみてください。

自分が思ってもみない状況の中で、そのメールを読んでいるかもしれません。

例えば、自分には全然関係はないのですが、家族のイベントなどで多忙な時期であり、返信するのが困難と思われる時に、一方的にテンションが高くて、気遣う言葉が一つもないようなメールがきたら、どう受け取るでしょうか。

最低限の配慮は常に必要です。どんな状況の人が読んでも失礼がないようなメールを送りましょう。

 - メール

ページ
上部へ