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アポイントメールにしっかり返事をもらう方法

      2017/11/08

アポイントメールにしっかり返事をもらう方法

アポイントをとりつける為に、メールを出す事ありますよね。

営業でなくても、取引先の方と打ち合わせしたり、電話先での言った言わないの微妙なニュアンスを避けて、文字が残るメールをあえて使う人もいると思います。

ところが日程を打診したものの返事が来なくて、催促してよいやら迷ってしまいますよね。

返事が来ないのは、何らかの原因があるかもしれませんよ。

返信してもらえるようなメールのコツを、考えました。

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アポイントのメールは日程の選択肢を設けて返事しやすく

取引先にアポイントをとる際に、気をつけたい事があります。

お願いしているのはこちらの方なので、できるだけ先方の意向に合わせたいと思うばかりに、日程の調整を相手任せになりすぎることがあります。

しかし取引先にしてみると、漠然としていてかえって困ることがあります。

そんな時は、あらかじめ具体的な日時を数通り用意しておき、その中から選んでいただくのが理想的です。

その候補の中に希望の日程がなければ、改めてこちらが合わせればよいことなので、まずはいくつか提示してみましょう。

例えば、

〇〇様のご都合の良い日程が、下記の中にございましたら、お知らせ下さい。

4月10日午後14時~
4月11日午前14時~
4月12日午後14時~

この候補日以外の日程をご希望される場合は、お手数ですが、数日ほど候補日をご教示頂けますでしょうか。

というように例を挙げた上で、先方のご都合を伺う方が良いと思います。

アポイントメールに返事をもらうためのテクニック

添える一言

アポイントをとるメールには、返信が必要なメールとさほど急いでいないメールがあると思いますが、どちらにしても言ったきりにならないように、返信期限を設けておくべきです。

中には、返信を忘れていたという人がいますし、あまり気のりしない内容だと返信しようとすら思わないかもしれません。

そんな時は、メールの最後に一言付け加えるのが効果的です。

「誠に恐縮ではございますが、〇月〇日(×曜日)までにご返信いただけましたら幸いです。」

などと、具体的に何日までに返信がほしいのかを記載します。

日程を決めないと、お客様が返信を出すのを先延ばしになる可能性が高くなります。

都合が合わない場合は、再度日程の調整をして、アポイントをとりなおせばよいのです。

電話でのフォロー

メールを送ったからそれでよしとするのは普通の営業マン。できる営業マンはもう一工夫しています。

大事な資料を添付した時や、アポイントを取り付けるためのメールを送信したのであれば、そのメールを見てもらわない事には、話がはじまりません。

「メールをお送りしたのでご確認ください」

などと、一言電話をすると効果的です。

本人が不在の場合は電話口の方に、メールを送信したので確認してほしいという内容を伝言してもらいしましょう。

ただ待っていても返信率はあがりません。

アポイントメールの返事をうまく催促する方法

気を遣わなくてはいけないような方から返事がほしい場合のメールは、特に注意が必要ですね。

1)冒頭で催促するにあたってのお詫び

どうして返事がないのかを問いただすような書き方は、先方の気分を害してしまうので気をつけましょう。

お忙しいところ申し訳ありません~などと、まずは低姿勢で、お詫びの言葉からはじまるようにしましょう。

2)送信したメールの件名と日時

もしかしたら、先方はメールをみていないのかもしれません。他のメールに紛れている可能性もありますので、件名や送信日時をお伝えし、確認してもらいましょう。

3)簡潔に再度伝える

確認してもらうだけでも手間をとらせてしまうことになるので、簡潔に要点だけをまとめて再度お伝えします。

4)先方の言い訳を用意

「送ったメールが迷惑フォルダに入っているかもしれないので、後程ご確認お願いいたします。」
などと、よくありがちなシーンを取り上げて返信をお願いすると、先方はそれを口実に返信がしやすくなります。

5)催促のお詫び

あくまでも返信をお願いしたのはこちらなので、返信がないからといって催促したことを、最後に改めてお詫びして結びましょう。

こんなアポイントメールには気をつけて!

アポイントのメールを出す時に、できれば注意したい例文をご紹介します。どこが悪いのかわかりますか?

パターン1

「私は〇日か×日でしたらOKです」
「ミーティングの方ですが、〇日の×時からになります」

(注意ポイント)

・自分の都合優先に聞こえる
・OKなどの略語はビジネスで使わない
・~の方や、ミーティングが~になりますという言い方は、間違った日本語です。

(正しい言い方)

「私といたしましては、できれば〇日△曜日の×時~か、〇日△曜日の×時~ですとありがたいです」

「ミーティングは、〇日△曜日×時からに決まりました」

パターン2

「お暇な時間があれば教えていただけますか」
「いつなら大丈夫ですか」

(注意ポイント)

・ビジネス中に「空き時間」はあっても「暇」ではありません。プライベイトではないので、暇かどうかを尋ねるのは大変失礼です。
・「大丈夫」という言葉は、正しくはない使い方です。

(正しい言い方)

「ご都合のよいお時間があれば教えていただけますか」
「いつであれば、お時間頂けますでしょうか」

パターン3

「来週あたり、お時間いただけますでしょうか」
「お時間があったらでいいんですけど、打ち合わせお願いします」

(注意ポイント)

・漠然と聞いてしまうと、いつでもいいのかと思われます。時間がなければやらなくていいのかとも思われます。

また、相手を気遣って具体的に候補をあげずにいると、かえって相手に手間をかけさせてしまいます。

(正しい言い方)

「〇日~△日までの間でご都合はいかがでしょうか」
「もしお時間があれば、今月中に打ち合わせできればと思っております。ご都合がつかない場合はお電話ででも結構です」

あまり、選択肢を狭くしても失礼になるし、一から選んでいただくのも負担をかけてしまいます。ほどほどのところで丁寧にやりとりをするのが望ましいと思います。

相手を配慮したメールには返事がくるもの

メールは相手の顔が見えずに文字が残ります。それだけに、失礼な言い方をしてしまうと取り消しが付かない事も出てきます。

送信すると、相手が読もうと読むまいと、一方的に送ってしまえるので、気をつけないと自分の都合優先で送ってしまうことがあります。

返信がこない時には、一度立ち止まって自分もメールを見返してみてください。

自分が思ってもみない状況の中で、そのメールを読んでいるかもしれません。

例えば、自分には全然関係はないのですが、家族のイベントなどで多忙な時期であり、返信するのが困難と思われる時に、一方的にテンションが高くて、気遣う言葉が一つもないようなメールがきたら、どう受け取るでしょうか。

最低限の配慮は常に必要です。どんな状況の人が読んでも失礼がないようなメールを送りましょう。

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