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ワーク・Workの知識の広場

増えすぎたワードファイルを削除して徹底管理

      2017/09/28

文書作成には欠かせないワードですが、必要だと思ってとっておいているものの、

案外不要なファイルもあるはずです。

練習用に作成したものなど、ドキュメントに置きっぱなしになってませんか?

ファイルが多くなると、名前から探すのが大変になり、仕事の効率も悪くなります。

適度に削除しながら、上手に管理する方法をまとめました。

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要らないワードファイルの削除方法

ワード文書の保存場所を見つける方法

1)スタートボタン

2)プログラムとファイルの検索窓にワードのファイル名を入れて検索

3)出てきたファイルを右クリックしてプロパティ

4)内容を確認します。

不要なワード文書を削除する方法

1)削除したいワード文書にカーソルをあてて右クリックします。

2)出てきたBOXの中から削除を選択します。

3)文書はごみ箱に移動します。

4)同じようにごみ箱を右クリックして、ごみ箱を空にするを選択すると、完全に文書は消えます。

間違って削除してしまったワードファイルの復元法

ワードのバックアップから復元

ワードを立ち上げ、ツールからオプションを選択し、「保存」で「バックアップファイルを作成する」にチェックが入っていれば、直前のバックアップから復元することができます。

但し、予め設定しておく必要があります。自動バックアップとは違うのでご注意ください。

Windowsバックアップから復元

Windows Vista 7,8の場合は、定期的に重要データを自動的にバックアップしてくれる機能があり、一定の期間はデータが残っている場合があります。

データの復元方法は2つあって、一つはスタートからコントロールパネルを開き、システムとメンテナンスのバックアップと復元から行います。

もう一つは、復元したいファイルを右クリックして以前のバージョンの復元を行います。

いずれも、予め自動的にバックアップをとるように設定しておく必要があります。設定されていなければ、右クリックをしても以前のバージョンの復元は出てきません。

バックアップから復元

定期的に自分がバックアップをとっている場合は、過去のデータから復元したいものを探すだけで復元できます。

データ復元ソフトにおまかせ

データを削除すると、通常の操作でファイルを見ることはできなくなりますが、それは完全に消えているわけではなく、パソコンのハードディスクの中には残っていることがあります。

隠されたファイルを復活させるためには、無料の復元ソフトというものがあります。

もしも無料ソフトでできない場合は、より高性能な有料の復元ソフトで復元できることがあります。

いきなり高価なソフトを購入して、修復不可能な場合もあるので、まずは無料版で試して回復可能という診断結果が出るのを確認してから、有料版を購入して復元するという方法が一般的なようです。

ワードファイルを削除できない時の対処方法

エラーが出た時の対処法

ファイルが壊れていると「ファイル削除エラー」という表示が出ることがあります。

対処法としては、表示が出たファイルの上に、違うファイルを上書き保存してからだと、問題なく削除できると思います。

例)

1)削除したいのは「歓迎会.doc」というファイル

2)白紙の文書を「歓迎会.doc」に上書き保存します。

3)「歓迎会.doc」を削除します。

コマンドプロンプトで削除

コマンドプロンプトで削除することも可能ですが、コマンドプロンプトを使って削除する場合は、自己責任でお願いします。

1)まず、削除したいファイル名と保存場所のフルパスを紙に控えておきましょう。

※ファイルのフルパスがわからない場合、ファイル名を右クリックしてプロパティを開きます。プロパティの全般タブの「場所」の中に表示されている「c:\・・・・」とか「d:\・・・・」などから始まるアドレスがフルパスです。

2)スタートからファイル名を指定して実行を選択します。

3)名前ボックスに「cmd」を入力してokボタンを押します。

4)コマンドプロンプトが出てくるので、カーソルのところに「del」と入力します。半角スペースを置いて、さきほど 1)で控えておいたフルパスとファイル名を間違えないよう気をつけながら入力しましょう。

ファイル名の前に「\」を入れるのを忘れずに。

もしも、ファイル名が半角英数でなく日本語の場合は、フルパスとファイル名を「”」で囲みます。

例)「C:\Docments\user\文書\」がパスで「歓迎会.doc」がファイル名だとすると、
「”C:\Docments\user\文書\歓迎会.doc”」のように入力します。

また、「del」と「”C:\・・・・」の間には半角のスペースを入力するのを忘れないようにしてください。

5)すべて入力したら、Enterキーを押してファイルを削除します。

入力した内容に間違いがある場合、「指定されたファイルが見つかりません」のような表示が出ます。

パスやファイル名を再度確認してみましょう。

USBメモリーからファイル削除すると元には戻せない

ファイルを削除する時に、気をつけなければいけないのは、USBメモリーのファイルです。

パソコン内に保存されているファイルを削除する場合は、一旦ごみ箱に入るので、もしも間違って消してしまったと気がついた時点で、ごみ箱を開けば、ファイルを元に戻すことができます。

ごみ箱を空にしない限りは、まだファイルが残っているので、ごみ箱から元のフォルダに戻してあげるだけでよいのです。

ところが、USBメモリーからファイルを削除する場合は、ごみ箱へは行かないので、元に戻すということができません。

USBメモリーの場合は、より慎重にファイルを扱うよう気をつけましょう。

増えたファイルをわかりやすく整理する方法

効率のよいフォルダ管理

ワードやエクセルの文書ファイルが多くなると、名前を探すのに時間がかかり、整理するのも大変になってきますね。

大半の方はドキュメントに保存していると思いますが、文書以外のものもドキュメントに入る為、収集がつかなくなってきます。

そんな時は、種類別のフォルダを作成して、文書を用途別に振り分けましょう。

更に、フォルダが増えてきたら、フォルダの名前にも一工夫が必要です。

例えば、「01 ○○」「02 ○○」のように、名前の前に数字を入れておけば、新しいフォルダを作成しても表示される順番が変わりません。

或いは、「2017_04」「2017_05」のように、作成した年月でフォルダを振り分ける方法もあります。

この一手間で、随分ファイルの管理が楽になりますよ。

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