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会社の飲み会への欠席をメールで失礼なく返信しよう!

      2017/11/23

会社の飲み会への欠席をメールで失礼なく返信しよう!

働いていると飲み会に誘われることも多くなります。

また、忘年会や新年会の時期になれば様々なところから声がかかるでしょう。

都合が悪く欠席しなければならないとき、直接であったり電話であれば上手く伝えられる

のですが、メールで誘いがきた場合は欠席の旨を返信しなくてはなりません。

メールだからこそ失礼のないようにきちんと伝えておきましょう。

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欠席をメールで返信する時に気を付けるポイント

メールで飲み会の誘いがきたけれど、「ちょっとこの日は行けないな」「飲み会は苦手だから行きたくないな」というのであれば、欠席の返事をしなければなりません。

どういったことに気を付けて返信すればいいのでしょうか。

①欠席の返信は早めに

せっかく誘ってもらったのに欠席なんて申し訳ないなと感じていたり、出席しようか欠席しようか迷っていると、ついつい返信も遅くなってしまいがち。

しかし、飲み会の幹事は早く参加人数を把握してお店を予約しなければなりません。

予定があるなどで欠席が分かっているのであれば、早めに返信しましょう。

②相手が納得の出来る理由を入れる

返信するメールには欠席する理由も入れるのですが、もし”なんとなく行きたくないから欠席する”という場合であれば、相手が納得できる理由を入れなければなりません。

例えば「買い物に行く予定で」なんて理由で断っても「それ今日じゃなくてもいいよね?」となってしまいますし、「体調が悪くて」と言えば「さっきまで元気そうに見えたけど」と言われてしまう可能性もあります。

「両親が来る」「家族の体調が悪い」「病院の予約を取っている」というような相手が「それならしょうがないね」と思うような理由を入れるようにしましょう。

こんな風に返信しよう!欠席メール例文

飲み会の欠席メール、いざ送ろうと思っても何て書けば失礼にならないんだろう・・・と書き方に迷ってしまいます。

そんな方のために例文をご紹介するので参考にしてみて下さい。

欠席メール例①

”飲み会にお誘い頂き有り難うございます。

あいにくこの日は両親が田舎から出てくるために参加することができません。

申し訳ありません。”

欠席メール例②

”飲み会にお声をかけて頂き嬉しいです。有り難うございます。

せっかくお誘い頂いたのですが、旅行の予定が入っているため欠席とさせて頂きます。

また機会があれば宜しくお願いいたします。”

このように、まずは飲み会に誘ってもらったことに対してお礼を言いましょう。

そして出来れば行きたかったけれど、予定があって行けないということを伝えます。

予定はなく飲み会が嫌で欠席する場合であっても、”行きたかった”という雰囲気を出すようにしておく方がいいですね。

「行きたくない」というのであれば謝罪で終わるようにして、本当に行きたかったけれど予定があって行けないというのであれば”また誘って欲しい”という一言を入れるようにしておきましょう。

欠席メールを送った相手から返信がきた場合は?

欠席メールを幹事に送ったら、幹事からそのことについて返信があるかもしれません。

その返信について「返信した方がいいのかな」と迷うことがあるでしょう。

相手のメールに「返信不要」と書いていれば返信する必要はありませんが、書いていない場合で返信が必要だと感じるようであれば、しておいた方がいいでしょう。

メールを何度もやりとりする上で気を付けたいのが件名です。

メールを返信すると件名は「Re:」となりますが、もし相手からのメールが「忘年会の件」をいう件名できていた場合「Re:忘年会の件」で返信すると相手もメールの内容が忘年会の出欠の件だと分かるので、「Re:」
はそのまま付けておいた方がいいでしょう。

しかし、何度もやりとりしていると「Re:Re:Re:Re:忘年会の件」となり見づらくなってしまうので、ある程度続いたのであれば「Re:忘年会の件」と戻しておきましょう。

これはビジネスメールでも同じでやりとりをするのであれば「Re:」は必要ですが、あまりにも続くのであれば見やすく戻します。

もちろん、途中で内容が別の問題に変わる時は件名もきちんと変更します。

愛想のない欠席メールは送らないようにしよう

忘年会や新年会は頻度が多いわけではないので参加しようという気にもなりますが、お酒が好きな人がいれば飲み会に誘われることも多くなってしまうでしょう。

お酒の席が苦手だったり、何度も飲み会に誘われると「ちょっと行きたくないな」と感じて欠席することもあると思います。

ただ、この時に「参加できません」「無理です」「欠席します」というように愛想のないメールで返してしまうと、相手からの印象も悪くなってしまいます。

どんなに苦手な相手からの誘いであったとしても、

  • 誘ってもらったことへの感謝(嬉しいという気持ち)
  • 行けないことが残念だということ

を伝えるようにしましょう。

これは社会人としてのマナーです。

本当は欠席の理由を伝えた方がいいのですが、「誘った人が苦手」「ただ行きたくない」という理由で欠席する場合、理由を言えば疑われてしまうかも・・・と不安になるのであれば詳しい理由は言わずに「どうしても外せない予定があるので」でも構いません。

疑われるのが嫌だからと言って、愛想のない欠席メールだけはやめておきましょうね。

飲み会に行きたくない・・でも欠席してばかりもいられない

いかがでしたか。

飲み会にメールで誘われたときの欠席メールを返信する場合のポイントや注意点についてご紹介してきました。

本当に予定があればしょうがないのですが、お酒が飲めない人や大勢の人と飲むことが嫌だったり、苦手な人から誘われると欠席したいというのが本音ですよね。

ただ、毎回飲み会を断るのも誘ってくれる相手に失礼になってしまいます。

飲み会には行きたくないけど、いつも欠席しているし断りづらい・・・

そんな時は、予定があると言って30分程度参加するようにしてもいいでしょう。

30分程度ならお酒や大勢の人達が苦手であっても我慢できますし、欠席したということにもならないので

「○○さんはいつ誘っても断る」という印象もなくなります。

一緒に働く人とは上手くやっていきたいですよね。

苦手だから、嫌いだからという理由で毎回欠席するのは避けましょう。

お酒が入って本音が聞けたり、職場では出来ないようなコミュニケーションが取れることは、お酒の席だからこそです。

上司によっては、会議室ではなくお酒を呑みながら仕事の話を楽しくして、仕事の極意を伝えたいと考えて、飲み会に誘っている可能性もあります。

いざ行ってみたら楽しかったなんてことも、あるかもしれませんよ!

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